لجنة الجرد :
صالح بن أحمد آل تركي المسؤول المالي بالجمعية
علي بن غرم آل سدران عضو مجلس الإدارة
ثابت بن ناصر العتيبي المدير التنفيذي
• لجنة الإستثمار:
حسن بن صالح الفري _عضو مجلس الإدارة _ رئيس اللجنة
أحمد بن محمد سفر الغامدي _ عضو مجلس الإدارة _ عضو اللجنة
عبد الخالق بن ناصر الغامدي _ عضو اللجنة العمومية _ عضو اللجنة
ضيف الله بن محمد ابو زيد _ عضو اللجنة العمومية _ عضو اللجنة
مهام اللجنة الاستثمار :
- تحديد استراتيجيات وسياسات الاستثمار وتقييمها ومن ثم عرضها على مجلس الإدارة للاعتماد النهائي .
- ممارسة جميع المهام والعمليات الاستثمارية من بيع وشراء وتأجير للغير بعد اخذ موافقة المجلس وتفويضه.
- مراقبة السوق وما يحصل فيه من ارتفاع وانخفاض وتوظيف ذلك لصالح استثمار الجمعية.
- دارسة واعتماد الأفكار والفرص الاستثمارية والوسائل التي من شانها إن تزيد من إيرادات الجمعية
- مراجعة العقود المبرمة مع المستأجرين الحاليين ومعالجة الثغرات الموجودة فيها والاستعانة في ذلك ببيوت الخبرة القانونية ( جهات وإفراد ) حفاظا على حقوق الجمعية
- إعادة تأجير العقارات التي انتهت عقودها بحسب أسعار السوق الحالية وذلك بالتجديد او الإعلان عبر الوسائل المختلفة للحصول على أعلى قيمة عقود جديدة
- استلام عروض المستثمرين المتقدمين للجمعية ودراستها واختيار الأفضل والأنسب منها
- الإشراف على الإعداد وتجهيز العقود الجديدة للمستثمرين الذين تتم الترسية عليهم مع الاستعانة في ذلك ببيوت الخبرة القانونية ( جهات وأفراد )
- متابعة تفعيل قرارات مجلس الإدارة فيما يخص الاستثمار وقرارات اللجنة واعتماد المحاضر ومتابعة التنفيذ
• لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية :
- علي بن محمد آل قعوي _ عضو مجلس الإدارة _ رئيس اللجنة
- صالح بن أحمد آل تركي _ عضو مجلس الإدارة _ عضو اللجنة
- أحمد بن محمد سفر الغامدي _ عضو مجلس الإدارة _ عضو اللجنة
مهام لجنة التدقيق والمراجعة الداخلية بالجمعية :
• وضع وتطبيق سياسة التعامل مع مدقق الحسابات الخارجي، ورفع تقرير لمجلس الإدارة تحدد فيه المسائل التي ترى أهمية اتخاذ إجراء بشأنها مع تقديم توصياتها بالخطوات اللازم اتخاذها.
• متابعة ومراقبة استقلالية مدقق الحسابات الخارجي ومدى موضوعيته، وفق معايير التدقيق المعتمدة.
• مراقبة سلامة البيانات المالية للجمعية وتقاريرها (ربع السنوية ونصف السنوية والسنوية)
• التقيد بقواعد العرض والإفصاح وغيرها من المتطلبات القانونية المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
• التنسيق مع مجلس إدارة الجمعية والإدارة التنفيذية والمدير المالي وعلى اللجنة الاجتماع مع مدقق الحسابات الخارجي للجمعية مرة على الأقل في السنة.
• مراجعة أنظمة الرقابة المالية والرقابة الداخلية وإدارة المخاطر في الجمعية.
• النظر في نتائج التحقيقات الرئيسية في مسائل الرقابة الداخلية التي يُكلفها بها مجلس الإدارة أو تتم بمبادرة من اللجنة وموافقة مجلس الإدارة.
• التأكد من وجود التنسيق فيما بين مدقق الحسابات الداخلي ومدقق الحسابات الخارجي، والتأكد من توفر الموارد اللازمة لجهاز التدقيق الداخلي ومراجعة ومراقبة فعالية ذلك الجهاز.
• مراجعة السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية في الجمعية.
• مراجعة توجيهات مدقق الحسابات الخارجي وخطة عمله وأي استفسارات جوهرية يطرحها المدقق على الإدارة بخصوص السجلات المحاسبية أو الحسابات المالية أو أنظمة الرقابة وردها وموافقتها عليها.
• التأكد من رد مجلس الإدارة في الوقت المطلوب على الاستيضاحات والمسائل الجوهرية المطروحة في تقرير مدقق الحسابات الخارجي.
• وضع الضوابط التي تمكن موظفي الجمعية من الإبلاغ عن أية مخالفات محتملة في التقارير المالية أو الرقابة الداخلية أو غيرها من المسائل بشكل سري والخطوات الكفيلة بإجراء تحقيقات مستقلة وعادلة لتلك المخالفات .
• مراقبة مدى تقيد الجمعية بقواعد السلوك المهني.
• اعتماد ترشيح المدير التنفيذي ورؤساء الأقسام بالجمعية.
• دراسة المواضيع الداخلة في اختصاص مجلس الإدارة قبل عرضها على المجلس واعطاء التوصية.
• في حالة عدم موافقة مجلس الإدارة على توصيات لجنة التدقيق بشأن اختيار أو تعيين أو استقالة أو فصل مدقق الحسابات الخارجي، فعلى مجلس الإدارة أن يُضمن في تقرير الحوكمة بياناً يشرح توصيات لجنة التدقيق والأسباب التي دعت مجلس الإدارة لعدم الأخذ بها.
• دراسة أي قيود على أعمال الجمعية من شأنها التأثير في قدرتها على أداء أعمالها ومهامها، وتقديم المقترحات والتوصيات لمعالجتها.
• دراسة نظام الرقابة في الجمعية وإعداد تقرير يتضمن المقترحات والتوصيات في شأنه.
• دراسة خطة عمل جميع اللجان للتأكد من مدى فاعليتها.
• التوصية لصاحب الصلاحية بتشكيل فريق للتحقيق في الأنشطة المخالفة المشتبه فيها داخل الجمعية والرفع للجنة بالنتائج والتوصيات.
• القيام بكل ما تطلبه الجمعية العمومية أو مجلس الإدارة من أعمال تدخل ضمن اختصاصها.
• الإشراف على إعداد التقرير السنوي عن أنشطة الجمعية وبرامجها وميزانيتها التقديرية للعام المالي الجديد.
• تنفيذ قرارات مجلس الإدارة فيما يتعلق بالمعاملات المالية وفقا لما هو معتمد في الميزانية
• تبليغ قرارات مجلس الإدارة إلى كافة الجهات التي تتعلق بها تلك القرارات .
• التأكد من حفظ سندات القبض وسندات الصرف ودفاتر الشيكات وكافة الأوراق التي لها قيمة مالية وجميع دفاتر وسجلات ومستندات المحاسبية بمقر الجمعية.
• الاشراف على ميزان مراجعة لحسابات الجمعية وحساب الصندوق مرة على الأقل كل ثلاثة أشهر أو عندما يطلب منه ذلك .
• الاشراف على حسابات الجمعية في نهاية السنة المالية وعرضها على المحاسب القانوني لتدقيقها واستخراج الميزانية العمومية والحساب الختامي .
• لجنة التوظيف:
- محمد بن عبد الله غنام _ نائب ريس مجلس الادارة _ رئيس اللجنة
- علي بن محمد آل قعوي _ عضو مجلس الادارة _ عضو اللجنة
- علي بن غرم الله الغامدي _ المدير التنفيذي _ عضو اللجنة
مهام لجنة التوظيف:
– أختيار أفضل الأشخاص المرشحين وأكثرهم صلاحا لشغل الوظيفة
– تلقي الطلبات والسير الذاتية وإدخالها بقاعدة بيانات السير الذاتية
- تصفية الطلبات وحصر المناسب منها
- إجراء مقابلات مبدئية بواسطة الهاتف لبعض السير الذاتية الغير واضحة و تدوين الملاحظات
- إجراء اختبارات تتفق مع طبيعة العمل لبعض الوظائف
– إجراء المقابلات الرسمية بتنسيق بين الإدارات الطالبة للوظيفة
- إجراء المفاضلة بين المتقدمين الذين اجتازوا المقابلة الشخصية من واقع نموذج المقابلة الشخصية
• لجنة حفظ الوثائق والمستندات:
- علي بن صالح الزهراني _ عضو مجلس الإدارة _ رئيس اللجنة
-علي بن غرم الله الغامدي _ المدير التنفيذي _ عضو اللجنة
- جمال بن صالح النهاري _ موظف الجمعية _ أمين اللجنة
مهام لجنة حفظ الوثائق:
- تنظيم الوثائق والمحفوظات الإدارية في الجمعية وتصنيفها وكيفية التصرف فيها وتحديد المدة الزمنية لحفظها
- حفظ أصول الوثائق دائمة الحفظ في حوافظ خاصة تصمم لهذا الغرض، وذلك لحمايتها من الرطوبة والغبار والأشعة المباشرة ومن كل ما يعرضها للتلف.
- ترتيب الوثائق دائمة الحفظ وتثبت وتودع في حوافظها، دون حاجة لخرم أطرافها أو ما يعرض بعض أجزائها للتلف.
- حفظ الوثائق والأصول بنسخ متعددة وفي أماكن مختلفة ومناسبة ليتحقق فيها الأمن والسلامة.
- وضع دليل لتحديد أماكن الملفات يتحدد من خلاله مكان حفظ كل ملف ورقم الدولاب والرف الذي يحفظ فيه ورقم الملف بحيث يمكن التعرف على مكان كل معاملة ويكون ذلك يدوية كما يعمل آليا بالحاسب الآلي.
- حماية الملفات ومحتوياتها من كل ما قد يعرضها للتلف.
• اللجنة التنفيذية :
- أحمد بن محمد سفر الغامدي _ عضو مجلس الإدارة _رئيس اللجنة
- سعيد بن عبد الله العارفة _ عضو مجلس الادارة _ عضو اللجنة
- علي بن غرم الله الغامدي _ المدير التنفيذي _ أمين اللجنة
مهام اللجنة التنفيذية :
- مراجعة تقارير الإدارة الدورية , وتقييم الأداء ومراجعة الاستثمارات الجديدة أو إعادة الاستثمارات والمصادقة عليها قبل تقديمها للمجلس للموافقة عليها
- مراجعة الموازنات والخطط السنوية والتحقيق في الفروقات الجوهرية المتعلقة بالموازنات إن وجدت قبل أن يتم عرضها على مجلس الإدارة.
- متابعة واستلام تقارير حول تنفيذ وإنجاز المشاريع إن وجدت .
- متابعة أداء الجمعية والسعي وراء الحصول على تفسيرات لأي انحرافات عن الخطط والموازنة والتوقعات الموافق عليها.
- مساعدة المجلس في تنفيذ مسؤولياته , ولاسيما بالنسبة للمهام الموكلة إليها من قبل الجمعية العمومية عندما يكون عامل الوقت حاسما .
- استلام تقارير دورية من إدارة الجمعية عن عمليات إدارة المخاطر في الجمعية بما فيها تقييم المخاطر والإجراءات الموضوعة لمعالجة ومتابعة هذه المخاطر
- التأكد من أن اللجان الإدارية في حال وجودها في الجمعية تعمل بشكل فعال
- استلام تقارير الإدارة بشكل دوري من خلال المدير التنفيذي حول أداء الجمعية ليتم تقديمها في اجتماعات اللجنة التنفيذية لمناقشتها ومراجعتها قبل تقديمها للمجلس إذا دعت الحاجة لذلك
لجنة الزكاة:
علي بن محمد آل قعوي عضو مجلس الإدارة رئيس اللجنة .
2-صالح بن أحمد آل تركي المسؤول المالي عضو اللجنة .
3-علي بن غرم سدران عضو مجلس الإدارة عضو اللجنة
مهام لجنة الزكاة :
تتولى إعداد ملف كامل عن مصارف الزكاة بالجمعية ووضع ضوابط لها ثم يعرض على مجلس الإدارة للإعتماد
